【M世代自學管理】善用管理四要素

〔輕輕鬆鬆學管理〕

文/林元生

 

 

有些人談到「管理」,就像有些人看到會計的財務報表,或有些人看到五線譜,心裡就有股莫名的恐懼浮現。其實管理不只存在於各樣組織中─企業、教會、民間機構,甚至政府機關,管理也存在於我們生活的細節中;所以我們如果能用輕鬆的心情來認識「管理」,且讓管理的要素落實,我們也必能享受因「管理」所帶來的好處,這世界肯定會變得不一樣。
我想這可能也是《神國》雜誌敢找一位不是學管理的我來分享「管理」的原因吧!這件事所要突顯的乃是「任何人都可學管理」。任何事如果能秉持聖經教導的原則,落實有效能(Effectiveness)的管理,並深信神在掌權,我們要做的僅是「盡人力,聽天(神)命」,神必賜福給我們,遠超過我們所想所求。
管理的風格會因管理者的生命與性格而異,管理的理論很多,但是管理與做事情都一樣,言教不如身教,也就是作為管理者,我們如能先修身養性(如筆者在本刊38期分享的「誠實」,與39期分享的「謙卑」),對基督徒管理者來說,就是我們的生命能結出聖靈的果子─仁愛、喜樂、和平、忍耐、恩慈、良善、信實、溫柔、節制(參考加拉太書5:22-23),再加上掌握管理的基本要素,並具體落實這些要素於各樣組織中,這樣能讓跟隨我們的人如沐春風,用較為輕鬆的精神享受管理的樂趣,必定讓我們在各樣組織中得到益處。
本文來談談管理的四大要素─計畫、組織、領導、考核。公司的有效管理固然需要考慮這四大因素,政府管理也一樣。因此我以2015年臺灣熱門話題─「臺北市政府未來八年施政希望超越新加坡」為例,盼望讓大家更輕鬆且切身認識有效管理的基本要素(編按:本刊及作者並未持特定政治立場,惟樂見作者連結時事來分享其管理理念)

 

一、計畫

所謂計畫簡單來說就是:「預先規劃行動的目標、策略與過程(標準作業流程,就是現在的熱門話題SOP)」,做計畫的同時也預測可能面對的問題而預先防患,一個好的計畫除了例行的工作計畫,最好能同時規劃出短、中、長期的目標,設定清楚的策略及流程,讓目標能具體達成。
我們以臺北市新任市長柯文哲先生接受媒體專訪時提出臺北市「八年要超越新加坡」的目標為例來說明計畫的重要性。
首先,臺北市府必須做好例行工作,除弊興利,以確保臺北市政的進步,能讓臺北市民有感。其次,針對「如何在八年超越新加坡」的目標,必須設定達成目標的策略及SOP計畫。市長的幕僚團隊計畫前必須先了解現階段臺北與新加坡有哪些重點差距,訂定追趕行動的策略、流程計畫及考核計畫,與市府同仁上上下下溝通。形成共識之後,市府所有局處都必須把這些目標、策略及SOP列入各自的計畫中,同時列出考核計畫,再向所有市民宣佈,至少每半年向市民作出執行報告。
如果這樣做,柯市長就可以很有信心地告訴市民「四年/八年後臺北市會變成什麼樣的城市」。假如計畫不是經過這樣的過程來達成,「臺北市八年要超越新加坡」就只是柯市長的心願或口號而已。

 

 

二、組織

組織就是將人分派到適當的位置,使其能力、恩賜發揮最大的效應,以達成目標。組織應盡量做到精簡、紀律(Discipline)嚴明,並且充滿效能。
以「臺北市八年要超越新加坡」為例,除了檢討臺北市政府的組織是否達成效能之外,為了達到八年超越新加坡的目標,也必須成立一個精簡及增進效能的專案小組來推動及定期考核此項目標,定期向柯市長報告,以便市長能掌握狀況,適時管控。組織也包括各部門之間的妥善協調,方能成為同心合一的工作團隊,有效達成目標(因此也有人將「協調」加入,成為所謂管理五要素)。

 

 

三、領導

領導就是促使別人採取有效的行動。好的領導者必具備清楚的異象(Vision)、使命(Mission)及目標(Objective),知道要往哪裡去,能激勵並說服他人同行。好的領導者也必須區分優先順序,適當授權,不怕部屬比自己強,不邀功,不壓榨部屬,並樹立典範。所以卓越的領導者是能訓練人才、建立卓越組識的人,他能使該組織在這個領導者退位後,能夠繼續更卓越的發展。
以臺北市柯市長為例,真希望他身旁的基督徒能為他懇切禱告,讓他能認識真神,讓他努力工作、領導部屬同心邁向「八年超越新加坡」目標的同時,得享安息。正如聖經說:「你們要休息,要知道我是神!」(詩篇46:10)一定要避免在百日新政後,還繼續以跑百米的精神在跑馬拉松比賽,因為蜜蜂只在白天認真工作,晚上都回家休息,享受家庭的生活與愛,以便重新得力。只有這樣才能建立真正健康的城市,落實所謂“One city,One family”(柯市長的競選口號)的精神,建立煥然一新的臺北市政府,讓臺北市將來不管誰接任市長,都能比柯市長執政時做得更好,這才是臺北市民之福,臺灣之福。

 

 

四、考核

考核又稱評鑑或管制。考核乃是為了確定是否按照計畫執行所採取的行動;所以考核乃是達成計畫的必要條件。考核也必須有SOP;如果計畫執行有差異,就必須重新擬定修正計畫並且確實執行,以確保目標必成。
以「臺北市八年超越新加坡」的計畫為例,最好能夠每三個月(至少半年)進行目標管理的考核,並及時做修正計畫,以確保「臺北市八年超越新加坡」的目標能適時達成。這樣做就可以確保柯市長的政見不致於跳票。
雖然新加坡學者已在網頁上表明「臺北難在八年內贏新加坡」,甚至直言「基本上不可能」。如果柯市長及其團隊能確實落實上述管理四要素的精神,則八年要超越新加坡就不會那麼困難了。
以上所述,希望每位讀者都能除去畏懼「管理」的心,用「輕輕鬆鬆的心情」,以認真嚴謹的態度善用管理四要素,充分融入日常生活中,必能使長期目標更有效達成。管理四要素在管理學中是很古典卻又歷久彌新的原則,也適合年輕世代參考與應用,我過去在很多教會推動這樣的工作,青少年團契的青少年如果也認真跟著做,這些孩子在進入社會前就比一般人多了一種不可忽視的管理能力;如果每位父母及老師能幫助孩子從小接受這樣的訓練,當他們養成習慣時,孩子長大後必然與眾不同。
管理世界乃是神託付給我們人類的管家責任,因為神說:「我們要照著我們的形像、按著我們的樣式造人,使他們管理海裡的魚、空中的鳥、地上的牲畜,和全地,並地上所爬的一切昆蟲。」(創世記1:26)所以我們應照著神的心意(聖經原則),讓管理能落實於自我、家庭、教會、職場、社會與國家,甚願每位基督徒都能成為神忠心、良善又有見識的好管家,讓這世界因我們能更合神心意。

 

我們可以為主管及所屬的組織祈禱,尤其遇到難以解決的問題時,更要不住祈禱,把主權交給神,常常因兩、三個人(團契)同心合意的祈禱,天父就成全(參考馬太福音18:19-20)。

本文來源:神國雜誌


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